Begynn med beslutningene, ikke kalenderen. Styret må vite når kontingenten skal vedtas, hvilke aktiviteter organisasjonen kan finansiere og når rapporter skal leveres. Legg deretter inn arbeidet som må skje før beslutningen. Vedtektene, tilskuddsbrevene og organisasjonens faktiske plikter bestemmer fristene; tabellen er et planeksempel.
En arbeidsplan med avhengigheter
| Tidspunkt i egen plan | Underlag | Beslutning eller leveranse |
|---|---|---|
| Før budsjettmøtet | Forventede betalere, åpne krav og aktivitetskostnader | Vedta rammer og reserve |
| Før kontingentutsending | Medlemsendringer, fritak og riktige betalere | Godkjenne kravgrunnlaget |
| Etter første betalingsfrist | Bankoppgjør, krediteringer og ufordelte beløp | Følge opp reelle restanser |
| Før aktivitet starter | Finansiering, bestillinger og ansvarlige | Tillate oppstart eller redusere omfang |
| Ved prosjektslutt | Bilag, deltakertall og godkjente endringer | Levere rapport etter vilkårene |
| Før styrebytte | Avstemt økonomi og åpne oppgaver | Overlevere ansvar og tilganger |
Eksempel: turen kan ikke bestilles på et forventet tilskudd
Et ungdomslag planlegger en tur til 60 000 kroner. Det har 15 000 kroner disponibelt, forventer 25 000 i deltakerbetaling og søker om 20 000 i støtte. Før et bindende kjøp må styret bestemme hva som skjer hvis støtten uteblir eller bare 15 000 kommer fra deltakerne. Et positivt årsbudsjett gir ikke i seg selv penger på bestillingsdagen.
Legg inn en beslutningsfrist før leverandørens avbestillingsfrist. En navngitt ansvarlig leverer faktisk påmelding og finansiering til møtet. Styret kan da redusere turen, skaffe en annen finansiering eller stoppe den før kostnaden er låst. Bruk likviditetsplanen for selve betalingsrekkefølgen.
Gjør planen mulig å overta
Hver oppgave trenger fire felt: ansvarlig rolle, sted for underlaget, frist og hva som betyr ferdig. «Ordne tilskudd» er ikke ferdig når søknaden er sendt. Tilsagn, vilkår, prosjektkode, rapport og eventuelt sluttoppgjør er egne oppgaver.
Ha også en stedfortreder. En plan som avhenger av én privat innboks, tåler ikke at kassereren blir syk. Registrer uavklarte spørsmål ved siden av oppgaven, med hvem som skal svare. Personopplysninger om medlemmer hører hjemme i tilgangsstyrte systemer, ikke i et åpent årshjul.
Start med de neste tre månedene og avklar de fem nærmeste leveransene. Koble planen til månedsavslutningen og overleveringen. Trenger dere hjelp til å få system og arbeidsdeling på plass, kan dere avtale en gjennomgang.