Tros- og livssynsorganisasjoner kan ha medlemmer, besøkende på aktiviteter og givere som ikke er medlemmer. Ikke la én kontaktliste bli grunnlag for alle disse formålene. Et besøk eller en gave dokumenterer ikke alene et medlemskap.
Start med databehovet, ikke importfilen
Medlemskap som kan røpe religion eller livssyn krever særlig oppmerksomhet. Avklar behandlingsgrunnlag, nødvendige opplysninger, tilgang, lagring og sikker overføring før dere velger system. Datatilsynet forklarer særlige kategorier av personopplysninger. En generell kundeliste er ikke dokumentasjon på at et system eller en rutine er egnet.
| Arbeidsoppgave | Avgrensning |
|---|---|
| Økonomi | Betaling og bilag, uten unødvendige personnotater |
| Aktivitet | Nødvendige deltakere og kontaktpersoner |
| Medlemsadministrasjon | Autoriserte endringer og historikk |
| Styre | Relevant beslutningsgrunnlag, gjerne aggregert |
Eksempel: gave til et lokalt tiltak
En giver betaler 5 000 kroner til en bestemt ungdomsaktivitet. Det er en gave med et uttrykt formål, ikke automatisk medlemskontingent. Hvis aktiviteten ikke gjennomføres, må ansvarlig avklare videre bruk eller tilbakebetaling ut fra vilkårene. Legg ikke beløpet inn som fri inntekt bare fordi det står på driftskontoen.
Følg øremerkede midler og skill giverens relasjon fra eventuelt medlemskap. En person kan ha begge relasjoner, med ulike datoer og formål.
Lokal enhet og sentral organisasjon
Avklar hvem som er avtalepart, tilskuddsmottaker, arbeidsgiver og eier av bankkontoen. Et lokalt aktivitetssted er ikke nødvendigvis en egen regnskapsenhet. Bruk lokallagsøkonomi før felles betalinger eller rapporter settes opp.
Offentlige tilskudd, medlemstall og rapportering har egne ordningsregler. Ansvarlig må innhente gjeldende krav fra riktig forvalter; denne guiden er ikke en beregning av tilskudd eller en veiledning i godkjenning av trossamfunn. Organisasjonens skole, omsorgstilbud eller annen tjenesteyting må dessuten vurderes som den faktiske aktiviteten.
Før en gjennomgang med Vele
Beskriv arbeidsoppgavene og hvilke systemer dere bruker, uten å sende navn, medlemslister eller trosopplysninger. Vi avklarer om støttede systemer og en avtalt implementering passer behovet. Sikkerhet og databehandlerforhold må vurderes før eventuell import; det gis ingen generell påstand om at medlemsproduktet støtter alle sensitive registre eller myndighetsrapporter.