Kontingent, gaver og deltakerbetaling kan komme gjennom samme betalingskanal. Når leverandøren utbetaler et samlet beløp, må dere kunne finne hvilke betalinger som inngår og hva som ble trukket fra. Ellers blir nettobeløpet lett ført som én ukjent inntekt.
Eksempel: fra brutto betaling til bank
| Post i ett oppgjør | Beløp |
|---|---|
| Betalinger fra deltakere og medlemmer | 25 000 kr |
| Refusjoner som inngår i oppgjøret | −2 000 kr |
| Leverandørgebyrer | −500 kr |
| Forventet utbetaling til bank | 22 500 kr |
Hvis banken viser 22 500 kroner, stemmer oppgjørssummen. Dere må likevel fordele de opprinnelige 25 000 på riktig aktivitet, gave eller kontingentkrav. En refusjon på 2 000 skal kunne spores til det den korrigerer.
Tre datoer kan være forskjellige
En betaling kan skje siste dag i måneden, være med i neste oppgjør og komme i banken to dager senere. Oppbevar transaksjonsdato, oppgjørs-ID og bankdato. Regnskapsfører vurderer periodisering og eventuelt mellomværende med leverandøren. Ikke flytt alle hendelser til bankdato bare for å få månedssummen til å passe.
Kontroller fra begge sider
Start med oppgjørsrapporten og finn bankbetalingen. Gå deretter fra medlems- og aktivitetsoversikten til de aktuelle transaksjonene. En riktig banksaldo kan skjule at ett medlems betaling er fordelt til feil krav.
- Sammenlign antall og beløp i importen med rapporten fra leverandøren.
- Skill gjennomførte betalinger fra avviste forsøk og reserverte beløp.
- Marker refusjoner, tilbakeføringer og betalinger som fortsatt er uavklart.
- Hindre at både en import og en manuell bankføring registrerer samme betaling.
Når et oppgjør ikke stemmer
Ikke legg differansen på en tilfeldig inntektskonto. Noter oppgjørs-ID, periode, forventet beløp, bankbeløp og hva dere allerede har undersøkt. En differanse på 300 kroner kan være en annen oppgjørsperiode, et gebyr eller en refusjon som ikke er med i rapportuttrekket. Finn underlaget før dere korrigerer.
La en annen person kontrollere løsningen når et avvik gjelder en større utbetaling eller en egen refusjon. Samle uavklarte oppgjør i månedsavslutningen. For kontingent viser avstemming av medlemskrav den neste kontrollen.
Vi kan avtale kartlegging av betalingsrapporter og en kontrollert import. Automatisk oppgjørsintegrasjon må først bekreftes for den faktiske leverandøren og systemkombinasjonen.
Ved salgsdugnad må også varene avstemmes. Se dugnadsoppgjør for et oppgjør med digital betaling og kontanter.