Finn svaret du trenger
En aktivitet kan være åpen for medlemmer selv om noen trenger redusert pris. Før invitasjonen sendes, bør styret beslutte pris, antall subsidierte plasser og hvem som kan innvilge dem. Kassereren trenger en forklaring på lavere inntekt, men ikke hele familiens økonomiske historie.
Hold kontingent og aktivitetsbetaling fra hverandre
Et medlem kan ha betalt årskontingenten og fortsatt skylde egenandel for en tur. Et annet kan ha friplass på turen uten å være fritatt for kontingent. Bruk separate krav eller tydelig merkede poster slik at fritaket ikke blir brukt på feil betaling.
Når en foresatt betaler for flere deltakere, trenger dere en fordeling av beløpet. Ett samlet bankbeløp skal ikke gjøre alle barna «betalt» før det er klart hvilke krav betalingen dekker.
Eksempel: fem friplasser må finansieres
Foreningen planlegger en aktivitet for 40 deltakere. Kostnaden er 20 000 kroner, og ordinær egenandel er 500. Styret vil tilby fem hele friplasser.
| Finansiering | Beløp |
|---|---|
| 35 betalende deltakere × 500 kr | 17 500 kr |
| Vedtatt bidrag fra foreningen | 2 500 kr |
| Samlet finansiering | 20 000 kr |
Fem friplasser gir ikke en ny leverandørkostnad på 2 500. Det er en reduksjon i deltakerinntekten sammenlignet med at alle betaler. Unngå å trekke samme beløp fra både inntekter og resultat en gang til.
Hvis en støttegiver dekker friplassene, kontroller hvilke kostnader og deltakere ordningen gjelder. En lovet støtte er ikke nødvendigvis godkjent finansiering. Ta uavklart støtte med som et eget alternativ i budsjettet, og vedta hva dere gjør dersom den ikke kommer.
Bestem hvem som skal vite hva
La et begrenset antall ansvarlige behandle forespørsler. Aktivitetslederen kan trenge å vite at deltakeren har plass. Kassereren trenger godkjent beløp og referanse til beslutningen. Ingen av dem trenger nødvendigvis begrunnelsen som ble gitt til støtteansvarlig.
En oppfølgingsliste kan inneholde deltakerreferanse, aktivitet, ordinært beløp, godkjent reduksjon, gjenstående krav og beslutningsreferanse. Unngå beskrivelser som røper helse, sosiale forhold eller familieproblemer i medlemsregisterets fritekst. Se personvern i medlemslister før dere velger felt og tilgang.
Stopp feil påminnelser
Et godkjent fritak må være registrert før neste betalingsoppfølging. Hvis kravet allerede er sendt, må det korrigeres på en sporbar måte. Ikke merk et krav som betalt dersom ingen betaling er mottatt. En rabatt, kreditert del av kravet og innbetaling fra en støttegiver er forskjellige hendelser.
Før påminnelsen kontrollerer dere betalinger, reduksjoner, avmeldinger og hvem som er riktig betaler. Mottakeren skal få en individuell melding om sitt krav, ikke en gruppeliste som viser andre deltakeres restanser eller støtte.
Avmelding og ubrukte støtteplasser
Invitasjonen bør si hva som skjer ved avmelding, overføring av plass og avlysning. Leverandørens avbestillingskostnad og foreningens avtale med deltakeren er to ulike forhold. Styret må ha et grunnlag for refusjonen som faktisk tilbys.
Ved avslutning sammenligner dere antall deltakere, vedtatte reduksjoner, faktiske betalinger, refusjoner og støtte. Ubrukte midler behandles etter støttevilkårene. Behold nødvendig regnskapsunderlag, og vurder særskilt hvor lenge en privat søknadsbegrunnelse skal lagres.
Bruk økonomi i medlemsarrangement for totalbudsjettet og øremerkede midler når støtte dekker hele eller deler av tilbudet.