En frivillig bestiller ofte raskt for å få aktiviteten til å fungere. Problemet kommer når avtalen står på en privat konto, fakturaen mangler formål eller ingen vet hvem som har utstyret. Avklar bestilling, betalingsansvar og oppbevaring som én sammenhengende oppgave.
Før bestillingen
| Avklaring | Eksempel |
|---|---|
| Formål og ramme | Lydutstyr til foreningens øving, inntil vedtatt ramme |
| Bestiller | Navngitt rolle med godkjenning |
| Avtalepart | Foreningen eller riktig lokal enhet |
| Samlet kostnad | Pris, frakt, abonnement, binding og oppsigelse |
| Finansiering | Frie penger eller støtte med tillatte kostnader |
| Mottak og kontroll | Hvem bekrefter at leveransen kom og virker |
Det finnes ikke en intern beløpsgrense som passer alle. Styret må vedta fullmakter ut fra risiko og størrelse. Tilskuddsvilkår kan dessuten kreve en bestemt innkjøpsmåte. En intern godkjenning gjør ikke i seg selv kjøpet støtteberettiget.
Eksempel: rimelig utstyr med dyr videreføring
Et apparat koster 8 000 kroner, men krever et abonnement på 300 kroner per måned og en etablering på 1 000. Første to år koster dermed 16 200 før andre kostnader: 8 000 + 1 000 + 24 × 300. Sammenlign dette med alternativet og aktivitetens faktiske behov, ikke bare kjøpsprisen.
Noter også hvordan abonnementet sies opp og om data kan eksporteres. En privat e-postadresse som eneste eier gjør neste styre avhengig av den gamle bestilleren.
Når fakturaen kommer
Mottakskontroll og betalingsgodkjenning er ulike oppgaver. Kontroller pris, leveranse, mottaker og prosjekt før betaling. Ved avvik bør dere kontakte leverandøren og dokumentere hva som er omstridt, ikke betale to ganger etter en påminnelse. Bruk utleggsrutinen når noen kan ha lagt ut privat.
Et enkelt utstyrsregister
For utstyr som vandrer mellom medlemmer, registrer identifikator, beskrivelse, anskaffelsesbilag, ansvarlig, utlånsdato og forventet retur. Et korps kan for eksempel trenge historikk for instrumenter; en speidergruppe kan trenge teltoversikt. Ikke registrer mer personinformasjon enn utlånet krever.
Ved tap eller skade må ansvarlig følge opp avtalen og eventuell forsikring. Regnskapsfører vurderer kostnadsføring eller balanseføring ut fra det faktiske kjøpet.
Ta avtale- og utstyrslisten med i årsavslutningen. Vele kan bistå med registermodell, leverandørtilgang og systemoppsett.
Bruk betalingsfullmakter når kjøpet skal videre fra bestilling til utbetaling.