En person kan støtte en organisasjon på flere måter. Hvis dere bruker én status som «aktiv» for alt, blir medlemstall, inntekter og kommunikasjon uklare. Personen kan være den samme, mens relasjonene må kunne forklares hver for seg.
Eksempel: samme person, tre hendelser
Maja betaler 400 kroner i kontingent, gir 600 til en bestemt tur og hjelper på en dugnad. Foreningen har mottatt 1 000 kroner fra henne, men ikke 1 000 i kontingent. Turbidraget kan ha en formålsbinding, mens dugnadsrollen har egne datoer og praktiske oppgaver.
| Relasjon | Behold | Ikke anta |
|---|---|---|
| Medlem | Periode, kategori, krav og status | At alle givere har stemmerett |
| Giver | Gave, dato og eventuelt formål | At en gave kan brukes fritt |
| Frivillig | Oppgave, ansvarlig og varighet | At frivillighet krever betalt medlemskap |
| Deltaker | Aktivitet, påmelding og betaling | At deltakelse fornyer medlemskapet |
Tabellen beskriver en behovsmodell. Om et bestemt system kan håndtere alle relasjonene, må testes før dere velger oppsett.
Avklar hva beløpet gjelder ved mottak
En tekst som «støtte» i banken kan bety gave, kontingent eller deltakerbetaling. Be ansvarlig avklare formålet før fordeling. Ved en kombinert innbetaling bør referansen vise delene, slik at senere refusjon eller utmelding ikke berører feil beløp.
Ikke send kontingentpåminnelse til en giver bare fordi vedkommende finnes i kontaktlisten. Ikke tell en registrert frivillig i et betalende medlemstall uten at ordningens krav faktisk er oppfylt. Medlemstall til tilskudd gir en egen kontroll.
Gaver og fradrag er ikke det samme
En organisasjon skal ikke love skattefradrag for enhver gave. Skatteetaten beskriver godkjenning av gavemottakere og regler for organisasjoner. Avklar organisasjonens status og rapporteringsbehov før dere bygger en giverflyt.
Bruk kontaktvalgene til riktig formål
Praktisk informasjon til en dugnad, medlemsinnkalling og innsamlingskampanjer er ulike utsendinger. Oppbevar formål, kontaktvalg og rollehistorikk der det er nødvendig. En avmelding fra markedsføring bør ikke slette et bokført gavebilag, og en utmelding bør ikke automatisk avslutte en avtalt frivilligoppgave uten avklaring.
Start med et anonymt eksempel på hver rolle. Test hvem som får hvilket krav og hvilken melding. Vele kan hjelpe med kommunikasjon og rutiner uten å be om ekte medlems- eller giverlister i første henvendelse.