En ingeniør-, regnskaps- eller helsefaglig forening kan ha personmedlemmer med en arbeidsgiver som betaler. Samtidig arrangerer den fagmøter og har lokale faggrupper. Medlemskap, betaler og aktivitetstilhørighet må derfor være separate forhold.
Eksempel: arbeidsgiver byttes, medlemskapet består
Et medlem har årlig kontingent på 1 200 kroner. Arbeidsgiver A har avtalt å betale, men medlemmet går til arbeidsgiver B før forfall. Styret må avklare hvem som faktisk skal motta kravet, om noe allerede er fakturert og om en eventuell korrigering er nødvendig. Ikke opprett et nytt medlem bare fordi fakturaadressen endres.
Hvis det gamle kravet krediteres, bør nytt krav vise sammenhengen. Et ubetalt beløp hos arbeidsgiver A er ikke bevis for at personen har meldt seg ut. Avklar hvem foreningen har betalingsavtale med før oppfølgingen sendes.
Skill disse opplysningene
| Opplysning | Hva den styrer |
|---|---|
| Varig medlemsidentitet | Historikk på tvers av jobber |
| Medlemsperiode og kategori | Tilhørighet og avtalt kontingent |
| Arbeidsgiver/betaler med dato | Fakturamottaker og betalingsoppfølging |
| Faggruppe eller lokallag | Relevante meldinger og aktiviteter |
| Kursdeltakelse | Påmelding og eventuell kursbetaling |
En deltaker på et åpent kurs blir ikke nødvendigvis medlem. En pensjonist kan fortsatt være medlem uten arbeidsgiver. En student kan bytte kategori uten at historikken skal nullstilles.
Før fagmøte og årsmøte
Bygg mottakerlisten fra formål og aktuell rolle, ikke fra en gammel fakturaliste. Arbeidsgiveren trenger ikke medlemsinnkallingen bare fordi den betaler. Styret må avklare stemmerett ut fra vedtektene og en datert medlemsoversikt, ikke kurslisten. Medlemskap med stemmerett hjelper med dette.
Hvis foreningen også har kursinntekter, honorarer eller tilskuddsprosjekter, må økonomien deles slik at kostnad og finansiering kan forklares. Prosjektregnskap og honorar og lønn dekker de administrative stegene.
Test før import
Bruk en yrkesaktiv med arbeidsgiverbetaling, en selvbetalende, en student og et medlem i jobbskifte. Kontroller fakturamottaker, historikk og hvilken informasjon hver rolle får. Vele kan avtale gjennomgang av medlemsmodell og økonomirutiner.