Foreningen kan ha frivillige, ansatte og eksterne leverandører samtidig. En instruktør kan være frivillig på én aktivitet og få betalt for en annen. Navnet på utbetalingen avgjør ikke alene behandlingen. Avklar arbeidsforhold, avtale og rapportering før første utbetaling.
Fire forskjellige situasjoner
| Situasjon | Underlag som må avklares |
|---|---|
| Ulønnet frivillig innsats | Oppgave, ansvar og eventuelle avtalte utlegg |
| Refusjon | Faktiske utgifter, kvittering, formål og godkjenning |
| Betaling til en person for arbeid | Avtale, bruttobeløp og vurdering av lønn/rapportering |
| Kjøp fra en virksomhet | Reell leverandøravtale, faktura og vurdering av forholdet |
En faktura eller et organisasjonsnummer er ikke i seg selv nok til å avgjøre om forholdet faktisk er et selvstendig oppdrag. Ved tvil må vurderingen gjøres før arbeidet starter. Ikke flytt beløp til «utlegg» for å få utbetalingen til å se enklere ut.
Eksempel: budsjettet må tåle mer enn nettobeløpet
Styret har satt av 20 000 kroner til kursledelse. Det må først avklare om dette er et avtalt bruttobeløp til en person, samlet arbeidsgiverkostnad eller kjøp fra en leverandør. I et internt planeksempel kan 16 000 i arbeidsbetaling og 4 000 i reserverte tilleggskostnader bruke hele rammen. Fordelingen er ikke en beregning av gjeldende avgifter eller feriepenger.
Be den som skal føre lønnen, beregne kostnaden etter de faktiske vilkårene. Avtalen bør si hva betalingen omfatter, når underlag leveres og hvem som godkjenner. En frivillig styreleder bør ikke love et bestemt nettobeløp uten at konsekvensene er avklart.
Kontroller organisasjonens regler
Skatteetaten forklarer at lønn og godtgjørelser i skattefrie organisasjoner må vurderes etter organisasjon og utbetaling. Forenklede regler eller beløpsgrenser skal ikke antas å gjelde alle foreninger. Denne guiden bruker derfor ingen generell skattefri sats.
Lag en liste over alle planlagte utbetalinger til samme person i perioden, inkludert eventuelle styrehonorarer og godtgjørelser. Den som håndterer lønn må kunne vurdere helheten, ikke bare én liten utbetaling om gangen.
Hold kontroll uten å dele persondata bredt
Aktivitetsleder trenger å vite om oppdraget er godkjent og budsjettet holder. Det betyr ikke at vedkommende trenger hele lønnsgrunnlaget. Person- og betalingsopplysninger håndteres i avtalt sikker arbeidsflate. Bruk utleggsrutinen for faktiske kostnader, og innkjøpsrutinen for kjøp.
Regnskaps- og lønnsarbeid kan avtales med Aiak AS. Veles system- og administrasjonshjelp erstatter ikke arbeidsgiveransvar eller en konkret vurdering av avtalen.