Et utlegg begynner før noen kjøper noe: var kjøpet avtalt, til hvilken aktivitet og innenfor hvilken ramme? Refusjon av et faktisk utlegg er noe annet enn betaling for arbeidet. Hold de to sporene adskilt selv når samme person mottar begge beløp.
Fra kjøp til avstemt bankbetaling
- Aktiviteten har en ansvarlig og en avtalt kjøpsramme.
- Den frivillige leverer kvittering, formål, dato, prosjekt og eget krav om refusjon.
- En annen ansvarlig vurderer formål og fullmakt. Ingen bør være eneste kontroll av egne krav.
- Kassereren kontrollerer at kravet ikke allerede er betalt eller ført som leverandørfaktura.
- Utbetalingen refererer til kravet og avstemmes mot banken.
Eksempel: ett kjøp, to aktiviteter
En frivillig legger ut 1 200 kroner for materiell. 800 gjelder ungdomsprosjektet, 400 gjelder ordinær klubbdrift. Registrer ett refusjonskrav på 1 200 med dokumentert fordeling. Ikke opprett to uavhengige krav på hele kvitteringen, og ikke betal både leverandøren og den frivillige.
| Underlag | Hvorfor det trengs |
|---|---|
| Kvittering og betalt beløp | Viser hva som faktisk ble kjøpt |
| Formål og aktivitet | Gjør kostnaden forståelig og mulig å fordele |
| Godkjenning | Viser at kjøpet var innenfor avtalt ramme |
| Referanse til utbetaling | Hindrer at et nytt styre betaler samme krav igjen |
Bankutskriften viser betalingen, men erstatter ikke beskrivelsen av kjøpet. Hvis kvitteringen mangler, skal kravet ha en egen avviksbehandling. Be om kopi fra selger der det er mulig; ikke lag et fiktivt bilag.
Reise og godtgjørelse må vurderes særskilt
En rund sum for «bensin og innsats» blander kostnadsdekning og arbeidsbetaling. Bruk særskilt reiseregning med nødvendige opplysninger når det er aktuelt. Skatteetatens regler for skattefrie organisasjoner må vurderes ut fra organisasjonen og utbetalingstypen. Frivillig status gir ikke automatisk fritak fra rapportering. Les honorar eller frivillig innsats.
Gjør det lett å overta
Behold en liste over mottatte, godkjente, avviste og betalte krav. Avklar en intern innleveringsfrist slik at årsgrunnlaget blir komplett. Ved styrebytte må ubetalte krav ha navngitt ansvarlig og forklaring. Hent bare betalingsopplysninger gjennom avtalt sikker kanal, ikke i et åpent aktivitetsskjema.
Vele kan hjelpe med utleggsrutine, godkjenningsløp og systemoppsett.