En medlemstur, temakveld eller samling trenger en enkel økonomimodell før invitasjonen sendes. Avklar hva deltakerbetalingen dekker, hva foreningen bidrar med og hvilke vilkår som gjelder ved avmelding eller avlysning. Arrangementspåmelding er ikke automatisk medlemskap, og et deltakerbeløp bør ikke bli en umerket kontingentbetaling.
Regn på et lavere deltakerantall
Et internt eksempel har 12 000 kroner i faste kostnader og 150 kroner per deltaker. Deltakerprisen er 450 kroner, og foreningen har vedtatt et bidrag på 3 000.
| Deltakere | Betalinger og bidrag | Kostnader | Resultat før øvrige kostnader |
|---|---|---|---|
| 40 | 21 000 kr | 18 000 kr | 3 000 kr |
| 30 | 16 500 kr | 16 500 kr | 0 kr |
| 20 | 12 000 kr | 15 000 kr | −3 000 kr |
Ved 30 deltakere går dette enkle eksemplet i balanse. Betalingsgebyrer, refusjoner og eventuelle andre kostnader kommer i tillegg. Regn dem inn før dere lover at aktiviteten er selvfinansierende.
Sett en beslutningsdato før bestillingsfristen
Ikke vent til arrangementet med å oppdage manglende finansiering. Sammenlign betalte og bekreftede påmeldinger med leverandørens avbestillingsvilkår. Styret må beslutte om en lav oppslutning skal gi redusert innhold, økt bidrag eller avlysning. Det er ikke deltakerlisten alene som avgjør om foreningen har råd.
Invitasjonen bør gjøre pris, innhold, avmelding, overføring av plass og kontaktpunkt forståelig. Fastsett refusjonsvilkårene ut fra arrangementet, avtalen og eventuelle lovkrav.
Avstem deltakere, salg og bank
Bruk en bestillingsreferanse som kan knyttes til riktig aktivitet og betaler. Én foresatt kan betale for to deltakere, og et medlem kan melde på en gjest. Hold deltaker, medlem og betaler fra hverandre. Etterpå skal listen vise hvem som deltok, hva som ble belastet og hvilke refusjoner som ble gjort.
Hvis betalingsleverandøren utbetaler et nettobeløp, må gebyrer og refusjoner også med. Se oppgjørsavstemming.
Avslutt aktiviteten før neste planlegges
Sammenstill faktisk kostnad, deltakerbetalinger, foreningens bidrag og eventuell støtte. Forklar avviket mot vedtaket. Ubrukte tilskudd behandles etter vilkårene, ikke automatisk som overskudd til neste tur. Vele kan bistå med betalingsoversikt og regnskapsoppsett for medlemsaktiviteten.
Planlegger dere redusert pris, se egenandeler og friplasser før invitasjonen sendes.