Likviditetsbudsjett for foreninger

Et likviditetsbudsjett viser når penger kommer inn og går ut. Resultatbudsjettet viser inntekter og kostnader i en periode. Styret trenger begge: tilskudd kan komme sent, medlemskrav kan være ubetalte, og noe av bankbeholdningen kan være bundet til et annet tiltak.

Et enkelt eksempel med et underskudd midtveis

En lokalforening starter med 30 000 kroner til ordinær drift. Her er en forenklet betalingsplan, uten øremerkede prosjektmidler:

Sluttbeløpet er positivt, men planen kan ikke gjennomføres som den står. Før andre måned må dere endre betalingsrekkefølgen, redusere bestillinger eller sikre en reell finansiering. Ikke anta at en innvilget støtte utbetales før datoen er bekreftet.

Skill sikkert, sannsynlig og uavklart

For hver innbetaling bør dere registrere beløp, forventet dato og grunnlag. Skill utsendte kontingentkrav fra betalt kontingent. Vis en søknad uten vedtak som usikker, ikke som tilgjengelige penger. Del gjerne planen i en bekreftet og en forsiktig variant.

Hvis støtten halveres og kommer senere

Anta at de planlagte 40 000 i tredje måned blir 20 000 og først kommer i fjerde måned. Legg i tillegg inn 8 000 i ordinære utbetalinger i fjerde måned, uten andre innbetalinger. Da blir den reviderte planen:

Pengene tar slutt i andre måned. Første månedsslutt er siste positive saldo i denne planen; sjekk faktiske forfallsdatoer for å finne når i andre måned det skjer. Dere mangler opptil 20 000 ved månedsslutt før støtten kommer, og har fortsatt et underskudd på 8 000 etterpå. En kort utsettelse løser derfor ikke hele problemet.

Styret må skille tiltak som bare flytter en betaling fra tiltak som reduserer kostnaden. Å utsette en regning krever avtale med kreditor. Å avlyse et innkjøp hjelper bare hvis bestillingen fortsatt kan stanses uten samme kostnad. Et lån gir penger nå, men må også inn i tilbakebetalingsplanen.

Gå gjennom andre måneds 28 000 og tredje måneds 12 000 før nye avtaler inngås. Merk hver betaling som uunngåelig, mulig å endre eller fortsatt ubestilt. Vedta lavere aktivitet, ny bekreftet finansiering eller en kombinasjon som dekker både mellomperioden og det varige underskuddet. Hvis 20 000 i prosjektstøtte er bundet til bestemte kostnader, kan den ikke uten videre dekke ordinær drift i denne tabellen: lag et eget prosjektspor og regn driftsbehovet på nytt.

Budsjett og kontingent gir grunnlaget for medlemsinnbetalingene. Oppdater også prosjektbudsjettet når finansieringen reduseres.

Bankbeholdning er ikke alltid disponibelt

En konto med 100 000 kroner kan inkludere 70 000 som skal brukes til et bestemt prosjekt. Det betyr ikke at de resterende 30 000 uten videre er fri reserve: dere kan også ha mottatt deltakerbetaling som må refunderes hvis et arrangement avlyses, eller ha leverandørregninger som ikke er betalt.

Lag derfor en oversikt over bank, bindinger, forfalte regninger og kommende forpliktelser. Se øremerkede midler før dere flytter penger mellom aktiviteter.

Avtal en handling når reserven blir for lav

Styret bør velge et internt varselnivå, hvem som oppdaterer prognosen og hvilke nye bestillinger som krever ny behandling. Det finnes ikke ett passende reservebeløp for alle foreninger. Faste lønnsutgifter, leieavtaler og mulige refusjoner gir ulike behov.

Oppdater planen med faktiske betalinger hver måned. Månedsavslutningen er et naturlig utgangspunkt. Vele kan hjelpe med betalingsplan og rapportgrunnlag for styret.