Et politisk lokallag kan kreve kontingent, motta bidrag og betale aktiviteter samtidig. Penger med forskjellige formål må kunne følges hver for seg. Medlemsregisteret er heller ikke en åpen kampanjeliste eller en liste over alle som har gitt et bidrag.
Eksempel: tre strømmer i samme bankmåned
Lokallaget mottar 12 000 kroner i kontingent, 8 000 i et bidrag og 5 000 fra sentralleddet til en bestemt aktivitet. Banken viser 25 000 inn. Regnskapsgrunnlaget må likevel forklare tre forskjellige strømmer og eventuelle vilkår. En overføring fra sentralleddet skal ikke automatisk føres som et nytt eksternt bidrag.
| Strøm | Kontroller før behandling |
|---|---|
| Kontingent | Medlemsperiode, riktig betaler og eventuell sentral andel |
| Bidrag | Opprinnelse, formål og gjeldende rapporteringskrav |
| Intern eller mellomliggende overføring | Hvilke enheter og midler den gjelder |
| Aktivitetskostnad | Godkjenning, bilag og riktig periode |
Bidrags- og rapporteringsreglene kan være særskilte. Kontroller gjeldende krav gjennom Partifinansiering.no før dere setter opp bidragsregistrering, publisering eller innsending. Denne guiden gir ikke beløpsgrenser eller valgkampjuridiske råd.
Avklar lokallagets forhold til sentralleddet
Hvem sender medlemskrav, hvem følger opp ubetalt kontingent og hvem disponerer bankkontoen? En sentral medlemsoversikt innebærer ikke at alle lokale regnskapsoppgaver skjer sentralt. Bruk økonomi mellom lokallag og sentralledd og avtal faste rapporter.
Ved jobb- eller bostedsendring kan lokal tilhørighet endres uten at selve medlemskapet begynner på nytt. Behold datert historikk og avklar hvilke krav og kontingentandeler som følger perioden. Ikke la samme person bli dobbelt medlem for å løse et fordelingsproblem.
Begrens innsyn og eksport
Politisk tilhørighet er følsom informasjon. Før et nytt system tas i bruk må ansvarlig vurdere lovlig grunnlag, sikkerhet og hvem som faktisk trenger innsyn. Økonomirapporter til styret bør ikke inneholde flere medlemsdetaljer enn nødvendig. Datatilsynets veiledning om særlige kategorier er et relevant utgangspunkt.
Ved styrebytte må avtroppende verv miste tilgang etter avtalt overgang, og nye ansvarlige må få egne kontoer. Kontroller også betalingsleverandører og lokale eksportfiler.
Vele kan vurdere økonomi- og systemarbeidet gjennom en konkret gjennomgang uten ekte medlemsdata i første kontakt. Tilbudet er administrativt; det innebærer ikke kampanjestrategi, juridisk bistand eller en ferdig rapporteringsintegrasjon.