Finn svaret du trenger
En lokal bedrift vil støtte korpset med 30 000 kroner. Til gjengjeld skal den få logo på konsertprogrammet og omtale i to utsendinger. Før noen sender en faktura, må styret vite hva som er solgt, hva som eventuelt er gave og hvem som skal levere. Ordet «støtte» løser ikke den vurderingen.
Skriv ned motytelsen før dere lover den
En kort sponsoravtale bør angi partene, beløpet, perioden, leveransene og betalingsfristen. Gjør reklamens plassering, antall og varighet konkret nok til at en ny ansvarlig kan fullføre den. «Synlighet gjennom året» sier lite om hva sponsoren faktisk kan forvente.
| Avtalepunkt | Eksempel på det som må være bestemt |
|---|---|
| Programannonse | Størrelse, arrangement og frist for materiale |
| Digital omtale | Hvilke kanaler, antall publiseringer og periode |
| Gaveandel | Beløp uten en avtalt motytelse |
| Endring | Hva skjer ved avlyst konsert eller forsinket publisering? |
| Ansvarlig | Hvem bestiller trykk, publiserer og kontrollerer leveransen? |
Kontroller at foreningen kan selge den aktuelle plassen. En lokal gruppe kan ha begrensninger i en sentral sponsoravtale, og en lånt hall kan ha egne vilkår for reklame.
Skill gave og reklame i underlaget
Skatteetaten skiller mellom gaveoverføringer og betaling for konkrete varer eller tjenester. Ved sammensatte sponsoravtaler må de ulike motytelsene verdsettes; en gaveandel er ikke bare et navn dere velger på fakturaen. Se Skatteetatens vurdering av sponsoravtaler.
La regnskapsfører vurdere skatt og avgift før fakturering. Gi vedkommende selve avtalen og beskrivelsen av leveransene. At sponsoren ønsker fradrag eller ber om en bestemt fakturatekst, avgjør ikke foreningens behandling.
Eksempel: penger nå, konsert senere
Avtalen på 30 000 betales i november, mens konserten er i februar. Styrets bankoversikt viser at pengene har kommet inn. Leveranselisten skal fortsatt vise at programannonsen og omtalen ikke er fullført. Regnskapsfører vurderer hvilken periode inntekten tilhører.
Hvis konserten avlyses, trenger dere en skriftlig avklaring med sponsoren: ny leveranse, redusert pris eller tilbakebetaling etter avtalen. Ikke erstatt en uutført annonse med en gaveføring på eget initiativ. En eventuell kreditnota og refusjon må kunne knyttes til den opprinnelige fakturaen.
Hold oppgjør og leveranse adskilt
Bruk én sponsoroversikt med avtalereferanse, avtalt beløp, fakturert beløp, betalt beløp, forfallsdato og leveransestatus. Lenke til dokumentasjon for ferdig reklame gjør oppfølgingen enklere. En skjermdump eller et ferdig program kan vise hva som faktisk ble publisert.
En sponsor som ikke har betalt, hører hjemme i listen over åpne krav. En sponsor som har betalt, men venter på reklamen, hører hjemme i leveranseoppfølgingen. Det ene kan være ferdig uten at det andre er det.
Når støtten gjelder ett prosjekt
Knytt inntekten til riktig prosjekt og behold vilkårene. Er pengene bundet til ungdomsturen, kan styret ikke bruke dem på ordinær drift bare fordi de står på samme bankkonto. Følg øremerkede midler og ta gjenstående leveranser med i årsavslutningen.
Vele kan hjelpe med sponsoroversikt, fakturagrunnlag og prosjektfordeling. Be om regnskapshjelp når avtalene skal følges gjennom regnskapet.