Et prosjektregnskap må gjøre det mulig å følge finansiering, bruk og avvik uten å rekonstruere alt ved rapportfristen. Start med tilsagnsbrevet: ulike ordninger har ulike kostnadskrav, perioder og krav til attestasjon. En god intern modell skal tilpasses vilkårene, ikke erstatte dem.
Behold koblingen til søknadsbudsjettet
| Kostnadspost | Godkjent budsjett | Faktisk kostnad | Avvik |
|---|---|---|---|
| Lokale | 12 000 kr | 10 000 kr | −2 000 kr |
| Instruktør | 24 000 kr | 28 000 kr | 4 000 kr |
| Materiell | 9 000 kr | 7 000 kr | −2 000 kr |
| Sum | 45 000 kr | 45 000 kr | 0 kr |
Selv om summen stemmer, kan flyttingen til instruktør kreve avklaring. Eksemplet viser hvorfor null totalavvik ikke er nok. Behold både opprinnelig budsjett, foreslått endring og eventuell godkjenning. Ikke lov at en kostnad blir godkjent bare fordi prosjektet totalt holder rammen.
Velg et prosjektmerke som følger bilaget
Merk hver inntekt og kostnad med riktig prosjekt i det avtalte regnskapsoppsettet. Oppbevar faktura eller kvittering, hva innkjøpet gjaldt, leveringsdato og hvem som godkjente. Skill betalt fra påløpt kostnad: en ubetalt faktura kan gjelde en ferdig aktivitet, mens et betalt forskudd kan gjelde en fremtidig leveranse.
For en felles faktura på 6 000 kroner kan en dokumentert fordeling være 2 000 til prosjekt A, 1 000 til prosjekt B og 3 000 til drift. Fordelingsnøkkelen må kunne forklares, for eksempel gjennom faktisk bruk. Den samme kostnaden skal ikke finansieres dobbelt. Kontroller også om vilkårene tillater felleskostnaden og fordelingsmåten.
Aktivitet og regnskap må fortelle samme historie
Hvis søknaden gjaldt fire samlinger og bare tre ble gjennomført, bør rapporten vise det og forklare økonomivirkningen. Deltakertall er ikke nødvendigvis medlemstall. Bruk samme aktivitets-ID i deltakeroversikten, regnskapsuttrekket og rapporten, med tilgang begrenset etter formål. Les medlemstall til tilskudd.
Før innsending
Avstem prosjektets finansiering, kostnader, eventuelle refusjoner og ubrukte midler. Avklar hvem som signerer og om forvalteren krever revisjon eller andre kontrollhandlinger. Et eksempel på ordningsspesifikke krav finnes hos Lotteri- og stiftelsestilsynet; det finnes ikke én rapportfrist eller revisorgrense som gjelder alle tilskudd.
Les videre om øremerkede midler. Vi kan avtale hjelp med prosjektoppsett og regnskapsgrunnlag, mens søknadsinnhold, godkjenning og eventuell revisjon må ha egne avklarte ansvarlige.