Sett en fast dato for når underlag skal være inne og når styret får rapport. Avslutningen er en kontroll av helheten, ikke bare at siste kvittering er lagt inn. Den må omfatte bank, betalingskanaler, medlemskrav, prosjekter og kjente forpliktelser.
En rekkefølge som fanger opp feil
- Samle bankutskrifter og komplette oppgjørsrapporter for perioden.
- Kontroller manglende bilag og fakturaer mot bestillinger og utlegg.
- Avstem kontingentkrav, krediteringer og betalinger.
- Kontroller prosjekter og bindinger mot tilsagn og bestillinger.
- Forklar avvik og oppdater prognosen for betalinger fremover.
Ikke marker en måned ferdig fordi banksaldoen er riktig når inntekter fortsatt er ufordelt. Bruk betalingsoppgjør før den siste medlemsfordelingen.
Eksempel på et avvik som ellers skjules
Medlemsoversikten forventer 48 000 kroner betalt. Bank og oppgjørsrapporter viser samlet 49 200 etter at gebyrer er forklart. Gjennomgangen finner 1 000 i gave og 200 i dobbeltbetalt kontingent. Da kan 48 000 være riktig medlemsbetaling, men gaven og refusjonsspørsmålet må fortsatt håndteres.
Hvis dere bare endrer medlemstotalen til 49 200, forsvinner forklaringen. Behold referansen fra betalingshendelse til krav eller annen inntekt og dokumenter hvem som avklarer refusjonen.
Styret trenger en kort beslutningsrapport
| Tema | Rapportér | Styret skal kunne beslutte |
|---|---|---|
| Fri likviditet | Bank, bindinger og kommende betalinger | Utsette eller godkjenne bestillinger |
| Kontingent | Betalt, åpne krav og ufordelte beløp | Oppfølging og godkjente fritak |
| Aktiviteter | Budsjett, påløpt og bestilt | Endret ramme eller omfang |
| Tilskudd | Brukt, bundet, rest og frist | Søke endring eller planlegge avslutning |
| Mangler | Beløp, årsak, ansvarlig og frist | Hvem som følger opp |
Legg ikke hele medlems- eller lønnslisten i styrets økonomirapport. Samlede tall og konkrete beslutningssaker er ofte tilstrekkelig; detaljer gis etter behov og tilgang.
Håndter etterregistreringer synlig
Et sent bilag kan endre en tidligere rapport. Behold hvilken versjon styret fikk, hva som er endret og om endringen påvirker et vedtak eller en tilskuddsrapport. Regnskapsfører må avgjøre behandling i regnskapet, mens kassereren sørger for at beslutningstakerne får riktig forklaring.
Avtal hvilke avstemminger dere gjør selv og hvilke et regnskapsforetak utfører. Regnskaps- og økonomitjenestene kan omfatte oppsett og avtalt oppfølging. Neste steg er å samle én måneds underlag og teste om en annen person kan følge kontrollen.