En forening kan både ha medlemmer og drive aktiviteter med inntekter fra andre. Et klubbhus kan leies ut, et kor kan selge billetter og en organisasjon kan holde kurs. Organisasjonsformen forteller ikke alene hvordan aktiviteten skal behandles. Hold de faktiske inntektene og kostnadene synlige før dere vurderer system eller regler.
Kartlegg hver aktivitet
| Aktivitet | Spørsmål til ansvarlig |
|---|---|
| Kontingent | Hva gir medlemskapet, og hvem er medlem? |
| Gaver | Er det en motytelse eller et bestemt formål? |
| Arrangement | Hvor ofte, for hvem og med hvilke kostnader? |
| Vare- eller tjenestesalg | Hvem kjøper, hva leveres og hvordan prises det? |
| Utleie | Hvem inngår avtalen, og hvor regelmessig skjer det? |
Skatteetaten beskriver at en skattefri organisasjon kan ha skattepliktig økonomisk virksomhet. Avklar skatt og eventuell merverdiavgift ut fra konkrete forhold.
Eksempel: medlemmenes verksted og åpent salg
Et hobbylag bruker 20 000 kroner på materialer. Av dette gjelder 12 000 medlemmenes interne aktivitet og 8 000 produkter som selges til publikum. Ved åpne salg kommer 15 000 inn. Styret må kunne forklare salgsinntekten, materialbruken og eventuelle andre kostnader uten å blande dem med medlemskontingenten.
Forskjellen 15 000 − 8 000 = 7 000 er ikke automatisk endelig fortjeneste eller skattegrunnlag. Lokale, betalingsgebyrer og andre kostnader kan også være relevante, og behandlingen må vurderes. En dokumentert fordeling er bedre enn å endre alle materialkostnader til «dugnad» i ettertid.
Velg system etter hva som faktisk selges
En medlemsbetaling og et salg kan kreve ulike underlag og oppgjør. Hvis dere trenger kasse, booking eller nettbutikk, skal kravene vurderes konkret. Vele kan hjelpe med valg og oppsett av systemer for medlemsbetaling og regnskap.
Gi regnskapsføreren fakta før en konklusjon
Samle aktivitetsbeskrivelse, avtaler, hyppighet, kjøpere, omsetning og dokumentert kostnadsfordeling. Be om vurdering før dere priser et nytt tilbud som om skatt og avgift var avklart. Bruk betalingsoppgjør og innkjøp og utstyr som praktisk grunnlag.
For avtalte reklametjenester viser sponsorinntekter hvilke leveranser som må dokumenteres. Ved varedugnad gir dugnadsoppgjøret en egen kontroll av antall og penger.