Finn svaret du trenger
Ved en salgsdugnad må noen ha oversikt over både varene og pengene. Kassereren trenger mer enn meldingen «dugnaden ga 20 000». Avslutt med antall varer, brutto salg, kostnader og avstemt innbetaling. Da kan dere se hva aktiviteten faktisk ga foreningen.
Avtal modellen før varene bestilles
Finn først ut hvem som selger. Kjøper foreningen inn varer og selger dem videre, eller selger leverandøren direkte og betaler en andel til foreningen? Det gir ulike avtaler og oppgjørsunderlag. Ikke før hele kundesalget som foreningens inntekt hvis foreningen bare har krav på en avtalt provisjon.
Ved eget videresalg trenger dere innkjøpspris, salgspris, betalingsvilkår, returrett og hvem som dekker usolgte varer. En høy oppgitt fortjeneste per pakke er lite verdt hvis foreningen blir sittende med et stort restlager.
Eksempel: 200 pakker og flere betalingskanaler
Foreningen kjøper 200 pakker for 100 kroner stykket og selger 180 for 200 kroner. De siste 20 kan returneres til full innkjøpspris. Alle beløp i dette regneeksemplet er uten en egen avgiftsberegning; avgiftsbehandlingen må avklares for den faktiske aktiviteten.
| Oppgjørspost | Beløp |
|---|---|
| Salg av 180 pakker | 36 000 kr |
| Innkjøp av 200 pakker | −20 000 kr |
| Kreditert retur av 20 pakker | 2 000 kr |
| Betalingsgebyrer | −450 kr |
| Resultat før andre kostnader | 17 550 kr |
Antallskontrollen er 200 mottatt − 180 solgt − 20 returnert = 0. Hvis leverandøren bare godtar 18 i retur, må to pakker forklares og resultatet endres. En planlagt retur er ikke en mottatt kreditnota.
Finn hele salgsbeløpet igjen
Anta at kundene betalte 28 000 digitalt og 8 000 kontant. Betalingsleverandøren trekker gebyret på 450 og utbetaler 27 550. Etter innskudd av kontantene skal foreningen finne 35 550 i bank, før leverandørregning og returoppgjør.
De 35 550 er ikke overskuddet. Innkjøpet må også betales, og returbeløpet må mottas eller trekkes fra leverandørkravet. Se betalingsoppgjør for kontrollen av netto utbetalinger.
Tell kontanter med to personer når det er praktisk mulig. Noter startsaldo, salgsinnbetalinger, eventuelle godkjente utbetalinger og sluttsaldo. Privat Vipps eller privat bankkonto gjør oppgjøret vanskeligere; bruk foreningens godkjente betalingskanaler.
Når en selger leverer for lite
Gi hver utlevering en referanse med antall, dato og mottaker. Ved avslutning skal samme referanse forklare solgte, returnerte og gjenværende varer. Et uavklart beløp må få en ansvarlig og frist for oppfølging. Ikke flytt differansen til «gave» eller et medlems kontingentkrav for å få listen til å gå opp.
Utgifter til transport og annet materiell følger utleggsrutinen. Arbeidsbetaling til en person må vurderes særskilt fra refusjon av et innkjøp.
Vurder aktivitetens skatte- og avgiftsbehandling
At arbeidet er frivillig, avgjør ikke alene behandlingen av salget. Skatteetaten forklarer hvordan skattefrie organisasjoner kan ha økonomisk aktivitet. Opplys om type salg, hyppighet, kjøpere og omfang når regnskapsfører vurderer aktiviteten.
Avslutt dugnaden med én oppstilling som styret kan godkjenne. Behold leverandøravtalen, faktura, returdokumentasjon, salgsoversikt og betalingsoppgjør sammen. Først da vet dere hvor mye aktiviteten bidro med til neste likviditetsplan.