Finn svaret du trenger
En banktilgang forteller hva en person kan gjøre i banken. Den forteller ikke nødvendigvis hva styret har gitt personen lov til å bestille eller godkjenne. Hold bestillingsfullmakt, kontroll av faktura og bankbetaling fra hverandre. Da kan en ny kasserer forstå hvorfor en regning skal betales.
Lag en fullmakt styret faktisk kan bruke
Styret bør vedta hvem som kan bestille innenfor budsjettet, hvem som kan godkjenne avvik og hvem som kan frigjøre betalingen. Beløpsgrenser og kontrollnivå må passe foreningens størrelse og risiko.
| Beslutning | Det vedtaket bør si |
|---|---|
| Vanlig kjøp i budsjettet | Hvilken rolle som kan bestille og innenfor hvilken ramme |
| Kjøp utenfor budsjett | Hvem som må godkjenne før bestilling |
| Eget utlegg | Hvem som kontrollerer kravet uavhengig av mottakeren |
| Bankbetaling | Hvem som registrerer og hvem som eventuelt frigjør |
| Fravær | Hvem som er stedfortreder, og når fullmakten gjelder |
Ta med avtaler som binder flere år. En lav månedssum kan gi en stor samlet forpliktelse, særlig ved lang bindingstid eller dyr oppsigelse. Se innkjøp og avtaler.
Kontroller regningen før den går til banken
Kontrollen bør bekrefte at kjøpet var godkjent, leveransen er mottatt, beløpet stemmer og riktig prosjekt belastes. En faktura kan ha riktig pris og likevel gjelde en vare ingen mottok. En purring er ikke en ny kostnad dersom originalen allerede er bokført.
Knyt godkjenningen til fakturaen eller refusjonskravet, med dato og godkjenner. Meldingen «ser greit ut» i en løs chat blir vanskelig å forstå når kontonummer, vedlegg og beløp senere er endret.
Eksempel: kassereren har lagt ut privat
Kassereren kjøper materiell for 2 400 kroner til en vedtatt aktivitet. En annen ansvarlig kontrollerer kvitteringen og formålet. Før utbetaling kontrolleres også at leverandøren ikke har sendt samme kjøp som faktura til foreningen.
Hvis kassereren både registrerer og betaler, må den uavhengige kontrollen fortsatt kunne dokumenteres. En tillitsvalgt bør ikke være eneste kontroll av sitt eget krav. Bruk utlegg til frivillige som grunnlag for refusjonsrutinen.
Et nytt kontonummer trenger en egen sjekk
En e-post med beskjed om nytt kontonummer kan være svindel, også når den ser ut til å komme fra en kjent leverandør. Bekreft endringen gjennom en kontaktkanal dere allerede kjenner, for eksempel et tidligere verifisert telefonnummer. Ikke bruk bare kontaktopplysningene i selve endringsmeldingen.
Noter hvem som bekreftet endringen og når. Kontroller mottakeren før en allerede godkjent betaling endres. Hastverk eller en melding fra «styreleder» bør ikke hoppe over den samme kontrollen.
Ved styrebytte: prøv tilgangen før dere trenger den
Lag en tilgangsliste for bank, regnskap, medlemsregister og betalingsleverandører. Nye personer får egne brukere; den gamle kassererens passord skal ikke overleveres. Fjern fullmakter som er utløpt, og bekreft at minst én stedfortreder kan utføre sine avtalte oppgaver.
Følg bankens prosedyre for nye disposisjonsretter og representasjon. En intern styrebeslutning oppdaterer ikke automatisk tilgangen hos banken. Test med en ordinær, kontrollert oppgave før neste lønns- eller betalingsfrist.
Ved årsavslutning og overlevering skal listen også vise registrerte betalinger som ennå ikke er frigjort. Det hindrer at et nytt styre enten overser dem eller legger dem inn en gang til.