Et regnskapsførerbytte trenger ikke bety nytt medlemsregister eller ny bank. Start med hvorfor dere vil bytte: manglende kapasitet, uklare rapporter, personavhengighet eller behov for mer teknisk hjelp. Beskriv hva den nye leveransen skal gjøre bedre.
Avklar ansvaret for periodene
| Oppgave | Hvem og hva må være klart? |
|---|---|
| Siste løpende periode | Hvem bokfører og avstemmer frem til avtalt dato |
| Åpne poster | Hvem leverer og hvem godkjenner forklaringen |
| Årsarbeid | Hvem avslutter hvilket år og følger eventuelle spørsmål |
| Lønn og myndighetsrapportering | Hvem gjør avtalte innsendelser og korreksjoner |
| Tilskuddsprosjekter | Hvem kjenner vilkår og rapportfrister |
| Tilganger | Når gamle avsluttes og nye er kontrollert |
Oppsigelse, uttrekk og bistand må følge eksisterende avtale. Ikke si opp tilganger før dere har nødvendig underlag og avklart overgang.
Eksempel: det åpne kontingentbeløpet er større enn det ser ut
Regnskapet viser 18 000 kroner i åpne medlemskrav. Medlemsoversikten viser 15 000. Gjennomgangen finner 2 000 i innbetalinger som ikke var fordelt og en godkjent kreditering på 1 000 som ikke var registrert begge steder.
Det er ikke nok å overføre én av totalsummene og håpe at den er riktig. Avklar de tre postene, behold referansene og godkjenn en forklaring på åpningsgrunnlaget. Ellers arver ny regnskapsfører en differanse som senere kan gi feil purring eller styretall.
Samle en overleveringspakke
Be om avstemte rapporter, saldobalanse, åpne kunder og leverandører, bilag med vedlegg, oversikt over lønn/rapportering og prosjektgrunnlag. Aktuelle avtaler, tilskuddsbrev, anlegg eller utstyr og kjente feil må følge med. Riktig utvalg avhenger av organisasjonens aktivitet.
Kontroller at dere faktisk kan åpne filene og følge et bilag. En totalsaldo uten spesifikasjon er vanskelig å bruke. Hvis system også skal byttes, må det avtales hvordan historikk og dokumentasjon beholdes tilgjengelig.
Slik kan Vele hjelpe
Vi kan kombinere regnskap gjennom Aiak AS med oppsett og teknisk overføring av medlems- og betalingsunderlag. Første gjennomgang kan ta utgangspunkt i dagens system, neste rapportfrist og det styret mangler oversikt over.
Send en kort forespørsel. Dere trenger ikke ha laget en komplett overleveringspakke før dere tar kontakt. Bruk regnskapshjelp for foreninger til å velge arbeidsdeling og årsavslutning og overlevering til styrets egen kontroll.