De fleste medlemmer betaler digitalt, men nesten alle foreninger har noen som ikke gjør det: eldre medlemmer uten nettbank, folk som betaler kontant på årsmøtet, eller medlemmer som overfører fra nettbanken med navnet sitt i meldingsfeltet. Manuell giro og manuelle betalinger er ikke et problem i seg selv. Problemet oppstår når de føres i en egen liste ved siden av medlemssystemet.
Hvem betaler manuelt, og hvordan?
| Betaling | Typisk medlem | Hva kasserer må gjøre |
|---|---|---|
| Papirkrav med KID | Medlem uten e-post | Sende krav i posten; innbetalingen matches som vanlig |
| Overføring uten KID | Medlem som «betaler som før» | Finne kravet på navn, beløp og dato |
| Kontant eller kortterminal på møte | Medlem på årsmøte eller arrangement | Registrere betalingen og sette inn pengene |
| Betaling fra annens konto | Barn, ektefelle, arbeidsgiver | Finne riktig medlem bak betaleren |
Det er verdt å skille mellom de to første. Et papirkrav med KID er bare en annen måte å levere kravet på; betalingen blir like automatisk som en eFaktura. En overføring uten KID er alltid manuelt arbeid. Målet er derfor ikke å bli kvitt papir, men å få flest mulig til å bruke KID.
Papirkrav som fungerer
Medlemsregisteret bør ha et felt for ønsket kanal, slik at medlemmer uten e-post får krav i posten uten at kasserer må huske dem. Kravet bør ha samme innhold som det digitale: hvem det gjelder, periode, beløp, forfall, kontonummer og KID. Skriv KID-en stort og tydelig ved beløpet, med en setning om at den må brukes. Mange som betaler i banken eller får hjelp av familie, taster det som står nærmest beløpet.
Porto og utskrift koster. Noen foreninger tar et gebyr for papirkrav; det krever i så fall at det er vedtatt og opplyst på forhånd. Uten vedtak bør papirkravet koste det samme som det digitale.
Rutine for betalinger uten KID
Bestem én fast rutine og følg den hver uke i kontingentperioden:
- Hent alle innbetalinger som ikke ble matchet automatisk.
- Søk etter kravet på betalers navn, deretter på beløp, deretter på navn i meldingsfeltet.
- Finn du ett sannsynlig krav, fordel betalingen og skriv kort hvordan den ble funnet.
- Finn du flere mulige krav, for eksempel to medlemmer med samme navn, la betalingen stå ufordelt og kontakt betaler.
- Finn du ingen, la den stå som ufordelt med notat. Ikke legg den på et tilfeldig krav for å få balanse.
Fiktivt eksempel: 600 kroner kommer fra «P. Hansen» med meldingen «kontingent». Foreningen har to medlemmer som heter Hansen, begge med åpne krav på 600 kroner. Det riktige er å ringe eller sende e-post, ikke å gjette. En feil gjetning gir én purring til et medlem som har betalt, og ett krav som står betalt for et medlem som ikke har.
Kontant og terminal på møter
Kontant betaling er den betalingen som oftest forsvinner, fordi den skjer langt fra kasserer. Gjør det enkelt for den som tar imot:
- Bruk en kvitteringsliste med navn, medlemsnummer, beløp og signatur fra den som tok imot.
- Registrer betalingen i medlemssystemet samme dag, med betalingsmåte «kontant».
- Sett pengene inn på foreningens konto samlet, og noter hvilke betalinger innskuddet består av.
- La to personer telle kassen ved slutten av arrangementet.
Det gir et spor fra medlemmets betaling til banken. Uten det kan ikke styret forklare hvorfor kontingent mottatt i banken er lavere enn kontingent registrert betalt.
Manuelle betalinger i betalingsstatus
En manuelt registrert betaling skal gi samme status som en automatisk: betalt eller delvis betalt. Det eneste som skiller dem, er betalingsmåten og hvem som registrerte. Da kan styret se at 20 krav er lukket manuelt, og revisor kan be om dokumentasjonen for akkurat dem. Betalingsstatus per medlem viser statusene, og avstemming av kontingent viser hvordan kontant og overføringer kontrolleres mot banken.
Få flere over på KID
- Svar på betalingen uten KID med en vennlig melding: «Takk, vi fant betalingen. Neste gang hjelper det oss om du bruker KID-nummeret.»
- Tilby eFaktura eller AvtaleGiro til dem som betaler i nettbanken hvert år.
- Gi medlemmer med e-post en betalingslenke i stedet for kontonummer alene.
- Behold papirkrav for dem som trenger det. Det er bedre med 15 papirkrav med KID enn 15 overføringer uten.
Vil dere registrere giro, kontant og overføringer uten KID i samme betalingsoversikt som resten, kan dere komme i gang med Vele.