Medlemsadministrasjon er alt arbeidet som holder medlemskapene riktige: innmeldinger, endringer, utmeldinger, kontingent, lister til grupper og tall til årsmøtet. Arbeidet er ikke vanskelig hver for seg. Det blir tungt når de samme opplysningene føres flere steder av flere personer, og når ingen vet hvem som eier oppgaven.
Hvem gjør hva
Fordel ansvaret etter oppgave, ikke etter hvem som har tid. Én person bør eie registeret, selv om flere bidrar.
| Rolle | Eier | Trenger tilgang til | Bør ikke |
|---|---|---|---|
| Leder | Prioriteringer og rapport til årsmøtet | Nøkkeltall og oversikter | Endre medlemsdata selv |
| Kasserer | Kontingentkrav, innbetalinger og avstemming | Betalingsstatus og kontaktdata for betalere | Holde en egen medlemsliste ved siden av |
| Medlemsansvarlig | Innmelding, endringer, utmelding og datakvalitet | Hele registeret | Behandle fritak alene uten vedtatte regler |
| Gruppeansvarlig | Kontakt med egen gruppe | Medlemmene i egen gruppe | Se andre gruppers medlemmer eller betalinger |
| Valgkomité | Forslag til nye tillitsvalgte | Kontaktdata etter behov, i en periode | Beholde lister etter valget |
I små foreninger har kasserer ofte også rollen som medlemsansvarlig. Det går fint, men da bør en annen i styret kunne ta over begge oppgavene. Verv og roller for medlemmer beskriver hvordan rollene registreres, og tilgangsstyring hvordan innsynet begrenses.
Årshjulet
De fleste oppgavene kommer igjen hvert år i samme rekkefølge. Når de står i et årshjul, blir de gjort i tide, og de overleves til neste styre.
| Fase | Oppgaver | Ansvarlig |
|---|---|---|
| Før årsmøtet | Medlemstall per kategori, liste over stemmeberettigede, forslag til nye satser | Medlemsansvarlig og kasserer |
| Etter årsmøtet | Legge inn vedtatte satser, oppdatere verv og tilganger, fjerne tilgang for avtroppende | Leder og medlemsansvarlig |
| Kontingentløpet | Kontrollere kategorier, sende krav, svare på spørsmål | Kasserer |
| Etter forfall | Avstemme innbetalinger, påminnelse, behandle fritak | Kasserer |
| Sesongstart | Ta imot nye medlemmer, oppdatere grupper, informere gruppeansvarlige | Medlemsansvarlig og gruppeansvarlige |
| Rapporteringsfrister | Ta ut medlemstall etter ordningens definisjoner og kontrollere avvik | Medlemsansvarlig |
| Årsslutt | Gå gjennom passive og utmeldte, slette det som ikke lenger trengs | Medlemsansvarlig |
Fristene for kontingent og rapportering varierer mellom foreninger og ordninger, så sett inn deres egne datoer. Kontingentkalenderen viser hvordan kontingentdelen av året kan planlegges i detalj, og medlemskap med stemmerett hva listen før årsmøtet må bygge på.
Det som skjer hver uke
Utenom årshjulet er det en jevn strøm av små oppgaver. Sett av fast tid til dem, for eksempel hver mandag:
- Nye innmeldinger: kontrollere kategori og mulige duplikater
- Endringer: adresser, kategoribytter og nye foresatte
- Utmeldinger: registrere dato og stoppe fremtidige krav
- Ufordelte innbetalinger: koble betalinger uten riktig referanse til krav
Det er her dobbeltarbeidet vokser hvis rutinen er uklar. En innmelding som kommer på e-post, blir skrevet inn av medlemsansvarlig, sendt til kasserer, lagt inn i en gruppeliste og til slutt glemt i årsrapporten.
Hvor dobbeltarbeidet oppstår
| Situasjon | Hvorfor det blir dobbelt | Løsning |
|---|---|---|
| Innmelding kommer på e-post | Opplysningene tastes inn på nytt | Innmelding på nett rett inn i registeret |
| Gruppeledere har egne lister | Endringer når ikke hovedregisteret | Gi tilgang til egen gruppe i registeret |
| Kasserer har en kopi for kontingent | To lister med ulike medlemstall | Lag krav direkte fra registeret |
| Medlemmer ber om adresseendring | Styret gjør jobben for medlemmet | Min side for kontaktdata |
| Medlemstall telles før hver frist | Samme opptelling gjøres flere ganger | Faste rapporter fra samme register |
Skriv rutinene på én side
Rutinebeskrivelsen trenger ikke være lang. For hver oppgave i årshjulet: hva som skal gjøres, hvem som gjør det, og hvor det registreres. Legg den sammen med påloggingsinformasjon for felles kontoer i et sted styret eier, ikke i en privat e-postkasse.
Den siden er også det viktigste dokumentet ved styrebytte. Se onboarding av styret for hvordan nye tillitsvalgte kan settes inn i rutinene, og rapportering av medlemstall for tallene styret bør få gjennom året.
Et tegn på at rutinen fungerer
Når en ny kasserer kan sende årets kontingentkrav uten å ringe forgjengeren, er medlemsadministrasjonen på plass. Når det krever en lang samtale og tre regneark, er det der arbeidet bør begynne.
Ønsker dere ett register som leder, kasserer og gruppeansvarlige jobber i samtidig, kan dere komme i gang med Vele.