«Medlemsapp» og «medlemssystem» brukes ofte om hverandre, og mange løsninger gjør litt av begge deler. Det nyttige skillet går ikke på om noe kan åpnes på mobilen, men på hvor fasiten ligger. En app er laget for at medlemmene skal være aktive. Et medlemssystem er laget for at registeret, kontingenten og tallene skal stemme.
To ulike jobber
| Medlemsapp | Medlemssystem | |
|---|---|---|
| Hovedjobb | Kontakt og aktivitet | Register, kontingent og rapportering |
| Brukes mest av | Medlemmer og gruppeledere | Kasserer, medlemsansvarlig og styret |
| Typiske funksjoner | Nyheter, chat, kalender, påmelding, betaling med mobil | Kategorier, kontingentkrav, betalingsstatus, historikk, tilganger |
| Styrke | Høy bruk og raske beskjeder | Riktige tall over tid |
| Svakhet | Medlemsdata blir ofte en kontaktliste | Medlemmene åpner det sjelden |
| Spørsmålet det svarer på | «Hva skjer i foreningen?» | «Hvem er medlem, og hvem har betalt?» |
Begge er nyttige. Problemet oppstår når foreningen tror den ene dekker den andres jobb.
Når en app alene holder
En liten forening kan klare seg med en app når dette stemmer:
- Det finnes én kontingentsats, eller ingen kontingent.
- Dere har ikke tilskudd som krever dokumenterte medlemstall.
- Det er få roller, og alle i styret kan se alt.
- Medlemmene betaler i appen, og betalingene kan hentes ut per person og periode.
- Dere kan eksportere hele medlemslisten når som helst.
Det siste punktet er avgjørende. Hvis dere ikke får ut medlemmene med kategori og betalingsstatus i en fil, eier appen registeret deres.
Når dere trenger et medlemssystem
Behovet kommer som regel fra økonomi og rapportering, ikke fra kommunikasjon:
- Flere satser: aldersstyrt kontingent, familiepris, student og fritak må beregnes etter regler.
- Grupper og lag som skal se egne medlemmer, men ikke resten. Se lag og avdelinger.
- Tilskudd og rapportering der tallene må kunne forklares, for eksempel Frifond eller LAM for idrettslag.
- Kasserer skal overlevere til en ny person uten å forklare et privat system.
- Regnskapet skal få innbetalingene på en måte som kan avstemmes.
Kjenner dere igjen tre eller flere av disse, er en app uten et register bak en ekstra liste å vedlikeholde, ikke en løsning.
Kombinasjon: bestem hvem som eier hvilke data
Mange ender med begge deler, og det fungerer godt når hver opplysning har én eier. Resten kopieres derfra.
| Opplysning | Eies av | Kopieres til |
|---|---|---|
| Medlemskap, kategori og status | Medlemssystemet | Appen, for å styre hvem som får tilgang |
| Kontaktdata | Medlemssystemet, endret av medlemmet på Min side | Appen |
| Kontingentkrav og betalingsstatus | Medlemssystemet | Vises eventuelt i appen |
| Påmelding til aktiviteter | Appen | Ikke nødvendig i registeret |
| Chat og nyheter | Appen | Ingen |
Den vanligste feilen er at medlemmet endrer telefonnummer i appen, mens registeret og SMS-utsendingene fortsatt bruker det gamle. Den nest vanligste er at kontingent betales i appen uten at betalingen kobles til kravet. Bruker dere en mobilbetaling, må Vipps til medlemskontingent settes opp slik at hver betaling finner riktig medlem.
Faresignaler i et oppsett med app
- Gruppene i appen er satt opp på nytt og stemmer ikke med gruppene i registeret.
- Nye medlemmer blir lagt til i appen av gruppeleder, men aldri meldt inn.
- Utmeldte medlemmer har fortsatt tilgang fordi ingen fjerner dem i appen.
- Kasserer eksporterer betalinger fra appen hver måned og fører dem inn for hånd.
Hvert av disse betyr at dere har to medlemslister. Da er det bare et spørsmål om tid før de viser ulike tall.
Spør leverandøren om dette
- Kan medlemslisten, med kategori og betalingsstatus, eksporteres i et åpent format?
- Finnes det en integrasjon eller et API mot medlemssystemet?
- Hvem er behandlingsansvarlig, og foreligger det en databehandleravtale?
- Hva skjer med dataene hvis foreningen slutter å bruke appen?
For utsendinger til riktig målgruppe, uansett kanal, se SMS og e-post til medlemmer. Og hvis dere skal velge løsning for første gang, starter valg av medlemssystem for foreningen med medlemsmodellen.
Trenger dere registeret og kontingenten som fasit bak appen dere allerede bruker, kan dere komme i gang med Vele.