En faktura fra kontingent er det formelle kravet medlemmet får for medlemskapet. For mange foreninger er en enkel betalingsmelding nok, men faktura blir nødvendig når betaleren er en arbeidsgiver eller bedrift, når krav skal kunne krediteres sporbart, eller når foreningen bruker eFaktura. Denne guiden handler om hva fakturaen skal inneholde, og hva som skjer når den er feil.
Hva kontingentfakturaen bør vise
| Felt | Eksempel | Hvorfor |
|---|---|---|
| Hvem medlemskapet gjelder | Navn og medlemsnummer | Betaler og medlem er ikke alltid samme person |
| Periode | Medlemsåret eller halvåret kravet gjelder | Hindrer at sen betaling havner i feil år |
| Kategori og sats | Ordinær, 600 kr | Medlemmet kan selv se om satsen er riktig |
| Fradrag | Familierabatt −100 kr | Viser hvordan beløpet er regnet |
| Fakturanummer og dato | Løpende nummerserie | Gjør kravet sporbart i regnskapet |
| Forfall | 30 dager etter fakturadato | Grunnlag for påminnelse |
| KID og kontonummer | Unik KID per faktura | Automatisk matching av innbetalingen |
| Kontakt ved feil | E-post til kasserer | Feil meldes før forfall, ikke etter |
For foreninger som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret stiller regelverket egne krav til salgsdokumenter. Ordinær medlemskontingent er som oftest ikke en omsetning med merverdiavgift, men hvis kontingenten også dekker varer eller tjenester, kan vurderingen bli en annen. Avklar det med regnskapsfører; kontingent og regnskap forklarer koblingen.
Hvem skal stå som betaler?
Medlemmet og betaleren er ofte to forskjellige personer:
- Barn: en foresatt betaler, men medlemskapet er barnets. Fakturaen bør gå til foresatt og vise barnets navn. Se foresatte og barn i medlemsregister.
- Familie: én faktura for flere medlemskap kan være praktisk, men hver linje bør vise hvem den gjelder, slik at hver person får riktig status.
- Arbeidsgiver eller bedrift: i bransjeforeninger og enkelte faglige foreninger betaler arbeidsgiver. Da trenger fakturaen organisasjonsnummer, fakturaadresse og ofte en referanse eller et bestillingsnummer.
Registrer betaleren som en egen relasjon til medlemmet, ikke ved å bytte navnet på medlemskapet. Ellers mister dere informasjonen om hvem som faktisk er medlem.
Faktura, betalingslenke eller AvtaleGiro?
| Situasjon | Anbefalt krav |
|---|---|
| Privatperson, årlig kontingent | Betalingslenke, Vipps eller eFaktura |
| Bedrift eller arbeidsgiver betaler | Faktura, gjerne som EHF hvis mottakeren krever det |
| Fast månedlig kontingent | AvtaleGiro eller fast trekk |
| Medlem uten e-post eller nettbank | Faktura på papir |
Valget kan variere per medlem. Det viktigste er at alle kanaler bygger på samme krav. Se eFaktura og AvtaleGiro for kontingent, betalingslenke for kontingent og manuell giro og kontingent.
Når fakturaen er feil
Feil sats, feil kategori eller et medlem som meldte seg ut før kravet ble sendt: alt dette skjer i hvert kontingentløp. Ikke slett fakturaen og ikke endre beløpet i en sendt faktura. Bruk en kreditnota som viser hvilken faktura den gjelder, og send eventuelt en ny faktura med riktig beløp.
Fiktivt eksempel: Ola får faktura på 600 kroner som ordinært medlem, men er student og skal betale 300.
| Dokument | Beløp | Status |
|---|---|---|
| Faktura 1041 | 600 kr | Kreditert |
| Kreditnota til 1041 | −600 kr | Knyttet til 1041 |
| Faktura 1187 | 300 kr | Ikke forfalt |
Alternativt kan foreningen kreditere 300 kroner delvis og la resten av faktura 1041 stå. Begge deler gir et spor som regnskapet og neste kasserer kan følge. Det som ikke fungerer, er å skrive «egentlig 300» i et notatfelt.
Har Ola allerede betalt 600, må overskuddet enten betales tilbake eller føres mot neste krav etter en fast regel. Kontingent betalt to ganger beskriver de to løsningene.
Før fakturaene sendes
- Kontroller antall fakturaer mot antall betalingspliktige medlemmer.
- Kontroller sum per kategori mot satsvedtaket.
- Se gjennom alle fakturaer med fradrag eller manuell justering.
- Send en testfaktura til deg selv og sjekk at KID og kontonummer fungerer i nettbanken.
- Sett en dato for første kontroll av innbetalingene.
Vil dere lage kontingentfakturaer med riktig betaler, KID og kreditering rett fra medlemsregisteret, kan dere komme i gang med Vele.